Vodaři nadále spolupracují s neziskovou organizací Trianon z Českého Těšína. Jak uvedl mluvčí SmVaK Ostrava Marek Síbrt, z oblasti separace a recyklace, kdy jsou do společnosti pravidelně odváženy vyřazená elektrozařízení, která jsou po desítkách let spolehlivého provozu během investičních akcí nahrazována novými technologiemi, se synergie rozšířila do oblasti digitalizace.
V Českém Těšíně jsou totiž na speciálním pracovišti skenovány smlouvy s odběrateli, kterých má SmVaK Ostrava v papírově podobě 130 tisíc. Trianon sváží dokumenty z archivů u jednotlivých zákaznických center ve Frýdku-Místku, Opavě, Karviné a Novém Jičíně. Spolupráce se podle Síbrta rozběhla na začátku roku a aktuálně jsou do digitální podoby převedeny dokumenty ze zákaznického centra ve Frýdku-Místku, v současnosti se pracuje na digitalizaci smluv z Karvinska.
Postupná digitalizace
„Cílem jen namísto prostorově náročných archivů s dokumenty uchovávanými ve fyzické podobě přejít postupně k digitalizované formě materiálů, kdy bude díky kompatibilitě formátu možné smlouvy převést do nového zákaznického systému, jehož implementaci aktuálně připravujeme. Dokumentace tak bude přístupná bez nutnosti dalšího kopírování či skenování,“ řekla vedoucí obchodního oddělení SmVaK Ostrava Hana Tlolková.
Práce s citlivými údaji
Klíčová je také ochrana osobních údajů. Zhotovitel k ním přistupuje jako k důvěrným informacím. „Pracoviště pro skenování bylo v Trianonu zřízeno již v roce 2015, část vybavení byla pořízena za finančního přispění grantového programu Plzeňského Prazdroje Radegast lidem a Moravskoslezského kraje, zbytek financoval spolek z vlastních zdrojů. Pracoviště je vybaveno několika skenovacími zařízeními včetně velkoformátového skeneru Xerox 6705 nebo knižního skeneru Book Eye Kiosk 3V. Jsme schopni digitalizovat dokumenty a písemnosti až do formátu A0, případně knihy a vázané výtisky do formátu A3,“ sdělila Tereza Siudová výkonná ředitelka z Trianonu.
Pomáhá speciální software
Naskenované dokumenty je podle ní možné dále upravit ve speciálním softwaru Wiseimage a odstranit případné nedokonalosti. „Digitalizované dokumenty jsme schopni archivovat v digitálním cloudovém úložišti, dokumenty je možné libovolně spravovat pod zabezpečeným přístupem odkudkoliv. Již nepotřebné dokumenty jsme schopni skartovat na výkonném skartovacím zařízení EBA 5141 C s křížovým řezem 4×40 milimetrů se stupněm zabezpečení 3,“ doplnila Siudová.
Další pracovní uplatnění a významná spolupráce s SmVaK Ostrava
Díky spolupráci s SmVaK navíc našly nové uplatnění tři handicapované ženy, které byly dříve registrovány na úřadu práce, protože kvůli svému zdravotnímu omezení nemohly nalézt vhodné pracovní uplatnění v běžných podnicích. Zaměstnankyně pracují na zkrácené úvazky a jejich podmínky jsou uzpůsobeny zdravotnímu stavu. Trianon již realizoval několik podobných zakázek, nicméně se jednalo o jednorázové nebo časově omezené záležitosti.
„Až díky smlouvě s vodárenskou společností s jasně stanoveným předmětem plnění a dalšími podmínkami bylo možné stabilně přijmout do provozu několik handicapovaných zaměstnankyň. Věříme, že potenciál provozu je do budoucna velký také z důvodu sílícího tlaku na veřejnosprávní subjekty právě v oblasti digitalizace. V současné době je však stále mnoho administrativních překážek daných ne zcela jasnou interpretací Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Veřejnosprávní subjekty tak prozatím nejsou ochotny poskytovat dokumenty ke zpracování třetím osobám,“ uzavřela Siudová.